Wie viel Personal braucht eine Gemeinde wirklich?
Eine Gemeinde weiss normalerweise, wie viele Gebäude sie besitzt, wie gross deren Flächen sind und wie viele Mitarbeitende sie beschäftigt.
Was sie nicht immer genau weiss: Wie viel Arbeitszeit tatsächlich benötigt wird, um all diese Gebäude und Aussenanlagen zu bewirtschaften.
Das ist ein Unterschied, der teuer werden kann. Wer zu wenig Personal einplant, riskiert, dass Arbeiten liegen bleiben oder die Qualität sinkt. Wer zu viel Personal einsetzt, bindet Ressourcen, die möglicherweise an anderer Stelle fehlen.
Die Frage ist deshalb nicht nur, wie viele Mitarbeitende eine Gemeinde heute beschäftigt. Die Frage ist, wie viele sie tatsächlich braucht.
Das Problem beginnt bei der Planung
In vielen Gemeinden entwickelt sich der Personalbestand über Jahre. Gebäude kommen hinzu, Flächen werden erweitert und Aufgaben verändern sich. Die Organisation wächst mit.
Oft wird dabei auf bestehende Erfahrungswerte zurückgegriffen. Das ist verständlich. Ein erfahrener Hauswart weiss schliesslich ziemlich genau, wie viel Arbeit ein Gebäude verursacht.
Aber Erfahrung allein ist keine verlässliche Grundlage für eine langfristige Personalplanung.
Ein Gebäude mit 4'000 m² benötigt nicht automatisch gleich viel Arbeitszeit wie ein anderes Gebäude derselben Grösse. Entscheidend ist, was sich darin befindet und wie es genutzt wird.
Wie viele Räume müssen gereinigt werden? Wie häufig werden die Sanitäranlagen genutzt? Welche Bodenbeläge gibt es? Wie viele technische Anlagen müssen kontrolliert werden?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich der tatsächliche Aufwand einschätzen.
Drei Bereiche bestimmen den Personalbedarf
Für eine Gemeinde lässt sich der Arbeitsaufwand im Facility Management grundsätzlich in drei Bereiche unterteilen.
Reinigung
Die benötigte Arbeitszeit hängt nicht allein von der Fläche ab. Raumtypen, Bodenbeläge, Nutzungsintensität und Reinigungsintervalle spielen eine ebenso wichtige Rolle.
Ein Klassenzimmer benötigt einen anderen Aufwand als eine Sanitäranlage. Ein selten genutzter Raum einen anderen als ein stark frequentierter Eingangsbereich.
Hauswartung
Bei der Hauswartung geht es um Kontrollgänge, kleinere Reparaturen, technische Anlagen, Raumvorbereitungen und viele weitere Tätigkeiten.
Der Aufwand hängt stark von der Infrastruktur und den Anforderungen der einzelnen Gebäude ab. Zwei gleich grosse Liegenschaften können deshalb einen sehr unterschiedlichen Betreuungsbedarf haben.
Aussenanlagen und Werkdienst
Auch Aussenflächen werden bei der Personalplanung häufig unterschätzt. Rasenflächen, Wege, Parkplätze, Spielplätze und Grünanlagen verursachen unterschiedliche Arbeiten. Hinzu kommen saisonale Aufgaben wie Schneeräumung, Laubentfernung und Grünpflege. Wer diese Flächen nur anhand ihrer Gesamtgrösse beurteilt, erhält kein realistisches Bild des Arbeitsaufwands.
Vom Arbeitsaufwand zu den Stellenprozenten
Der erste Schritt ist, die einzelnen Tätigkeiten zu erfassen und ihren Zeitaufwand zu bestimmen. Anschliessend werden die benötigten Minuten mit der jährlichen Häufigkeit multipliziert.
Ein einfaches Beispiel: Eine Tätigkeit benötigt 30 Minuten und wird 100-mal pro Jahr ausgeführt. Das ergibt 50 Arbeitsstunden jährlich. Werden alle Tätigkeiten eines Gebäudes zusammengerechnet, entsteht der jährliche Gesamtaufwand. Daraus lassen sich die benötigten Stellenprozente ableiten.
Angenommen, eine Vollzeitstelle verfügt nach Abzug der nicht produktiven Zeiten über 1'600 produktive Arbeitsstunden pro Jahr. Benötigt eine Gemeinde insgesamt 2'400 Stunden, entspricht das 150 Stellenprozenten.
Die Zahlen sind beispielhaft. Entscheidend ist, dass die Berechnung auf realistischen Zeitwerten und einer vollständigen Erfassung der Aufgaben basiert.
Die berechneten Stunden sind erst der Anfang
Eine Gemeinde kann beispielsweise feststellen, dass für ihre Liegenschaften 300 Stellenprozente benötigt werden. Das bedeutet aber noch nicht, dass die Arbeit optimal organisiert ist. Man muss auch wissen, wann die Aufgaben anfallen, wo sie erledigt werden müssen und wie sie auf die Mitarbeitenden verteilt werden können.
Eine Reinigung am frühen Morgen lässt sich nicht beliebig mit einer Hauswartungsaufgabe am Nachmittag kombinieren. Auch die Wege zwischen verschiedenen Gebäuden beeinflussen den tatsächlichen Aufwand. Deshalb sollte eine gute Personalplanung nicht bei einer Zahl enden. Sie sollte eine Grundlage für die Organisation der täglichen Arbeit schaffen.
Interessant wird es besonders beim Vergleich zwischen berechnetem und tatsächlichem Aufwand. Wenn Mitarbeitende regelmässig mehr Zeit benötigen als vorgesehen, gibt es dafür einen Grund. Vielleicht sind die Zeitwerte zu tief angesetzt. Vielleicht haben sich die Anforderungen verändert. Oder die Aufgaben sind nicht optimal verteilt. Ohne nachvollziehbare Daten bleibt das eine Vermutung.
Personalbedarf ist keine einmalige Berechnung
Gebäude verändern sich. Nutzungen ändern sich. Neue Flächen kommen hinzu und bestehende Aufgaben werden angepasst. Eine Personalberechnung verliert deshalb mit der Zeit an Aussagekraft, wenn sie nicht aktualisiert wird. Es ist sinnvoll, den Arbeitsaufwand regelmässig zu überprüfen. Besonders dann, wenn eine Gemeinde neue Gebäude übernimmt, Reinigungsintervalle verändert oder Aufgaben neu organisiert.
So entsteht eine bessere Grundlage für Budgetentscheidungen, Personalplanung und die Verteilung der vorhandenen Ressourcen.
Wie Klarum Gemeinden dabei unterstützt
Mit Klarum können Gemeinden ihre Gebäude und Flächen digital erfassen und den Arbeitsaufwand für Reinigung, Hauswartung, Umgebungsarbeiten und Werkdienst systematisch berechnen.
Aus den berechneten Jahresstunden lassen sich die benötigten Stellenprozente ableiten. Zusätzlich stehen Funktionen für Maschinenvergleiche, Tourenplanung, Aufgabenmanagement und den Soll-Ist-Vergleich zur Verfügung.
Das Ziel ist nicht, möglichst viele Stellen einzusparen.
Das Ziel ist, zu wissen, wie viel Arbeit tatsächlich anfällt, welche Ressourcen dafür benötigt werden und wie sich diese sinnvoll einsetzen lassen.
Denn eine gute Personalplanung beginnt nicht mit der Frage, wie viele Mitarbeitende vorhanden sind.
Sie beginnt mit der Frage, wie viel Arbeit überhaupt erledigt werden muss.